VA-Aufbau von der Karibik aus

Werbung | Dieser Artikel enthält Affiliate-Links, die mit [Affiliate-Link] gekennzeichnet sind. Wenn ihr über diese Links kauft oder euch anmeldet, erhalten wir eine Provision – für euch entstehen dabei keine Mehrkosten. Links mit ↗ führen zu externen Seiten ohne Provision. Wir empfehlen ausschließlich, was wir selbst nutzen.

Ankommen und loslegen – gleichzeitig

Während Mathias bereits wusste, wie er sein Geld verdienen wird, stand bei mir zu Beginn noch vieles offen. Klar war nur: Ich möchte das machen, was ich kann und liebe. Und dass ich nicht den halben ersten Monat mit Einleben verbringen und danach „irgendwann” anfangen wollte.

Also habe ich beides gleichzeitig gemacht: ankommen und aufbauen. Die Dominikanische Republik war dafür überraschend gut geeignet. Gute Internetverbindung in der Unterkunft, genügend Ruhe, um konzentriert zu arbeiten und trotzdem das Gefühl, wirklich woanders zu sein.

Was ich konkret aufgebaut habe

Die ersten Wochen waren intensiv. Ich habe mir alles erarbeitet, was ich für den Start als Virtual Assistant brauche – von der rechtlichen Seite bis zu den täglichen Tools.

Kurs: Fernarbeit

Ich habe mir den Kurs von Fernarbeit angesehen – ein Angebot der Inhaberin, das mir erste konkrete Einblicke in die Arbeitsweise als VA gegeben hat. Was erwartet Kunden? Wie strukturiert man seine Arbeit? Was gehört zum Alltag? Das hat mir geholfen, nicht komplett bei null anzufangen. Der Kurs kostet etwas, man bekommt aber einen Gutschein, den man bei der Anmeldung beim Fernarbeit Netzwerk nutzen kann.

Website

Das erste große Projekt war die Website. Ich habe zuerst recherchiert, was eine VA-Website zwingend enthalten muss – Impressum, Datenschutzerklärung, Leistungen, Kontakt usw. Dann habe ich sie bei WordPress gebaut. Und ehrlich gesagt: Die erste Version war nicht die letzte. Stand heute habe ich sie drei Mal grundlegend überarbeitet und einmal komplett neu aufgebaut. Man ist nie wirklich fertig, das gehört wohl gerade anfangs irgendwie dazu. Die aktuelle Version findest du hier: monathanner.com

Strukturen und Vorlagen

Parallel dazu habe ich meine Arbeitsgrundlagen aufgebaut: Angebotsvorlagen, Rechnungsvorlagen, ein Onboarding-Prozess. Alles, was ich brauche um professionell aufzutreten, sobald der erste Kunde kommt. Alles was man vorher erledigen kann, wollte ich vorher erledigen.

Rechtliches – Verträge, AGB, AVV und SCC

Ein Punkt, den viele am Anfang unterschätzen oder aufschieben: die rechtliche Grundlage. Als Virtual Assistant arbeite ich mit Kunden zusammen, die oft in der EU sitzen – das bedeutet, Datenschutz und Vertragswerk müssen sitzen. Um folgende Vorlagen habe ich mich gekümmert:

• Dienstleistungsverträge mit Kunden
• Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) – Pflicht wenn man im Auftrag von Kunden personenbezogene Daten verarbeitet
• Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)
• Standardvertragsklauseln (SCC) – relevant für die Datenübertragung in Drittländer außerhalb der EU

Für die Vertragsvorlagen bin ich auf easycontracts.de fündig geworden, für die Datenschutzerklärung auf datenschutz-generator.de – beide kostenpflichtig. Beide Seiten möchte ich hier erwähnen, mit dem ausdrücklichen Hinweis, sich eigenständig zu informieren und eine Fachperson hinzuzufügen.

Hinweis: Das ist keine Rechtsberatung. Jede Situation ist individuell. Zieht eine Fachperson hinzu.

Für digitale Unterschriften unter Verträgen nutze ich DocuSign – einfach, sauber, professionell.

Notion als zentrales Werkzeug

Mein gesamtes Business-Setup läuft mittlerweile über Notion. Kundenverwaltung, Rechnungen, Angebote, Aufgaben, SOPs – alles an einem Ort, strukturiert und schnell auffindbar. Das spart viel Zeit und gibt mir das Gefühl, den Überblick zu behalten. Der Aufbau des Notion Boards hat natürlich eine Weile gedauert, wer sich die Zeit sparen möchte, kann sich hier ein Notion Board [Link einfügen] als Grundlage holen. Dieses ist so aufgebaut, dass man es auch mit der kostenlosen Version von Notion verwenden kann.

[Inhalt kurz erklären zum Verständnis]

Tools eingerichtet und getestet

Die wichtigsten Tools, die für meine Arbeit als VA relevant sind:

• Microsoft 365 – für Dokumente, E-Mail und Kommunikation
• Toggl – für Zeiterfassung
• Trello – für Aufgaben- und Projektmanagement
• Asana – für Aufgaben- und Projektmanagement
• Notion – als zentrales Business-Hub
• Slack – für Kundenkommunikation
• TidyCal – für einfache Terminbuchungen
• Zoom – für Videocalls mit Kunden
• Canva – für visuelle Inhalte und Präsentationen
• OneDrive – für die zentrale Ablage aller Dokumente
• KI – je nach Vorliebe und für was man es genau benötigt

Sichtbarkeit aufbauen – LinkedIn und Plattformen

Nach dem Aufbau der internen Strukturen habe ich angefangen, sichtbar zu werden. Zwei Wege habe ich gewählt:

Erstens habe ich mich auf Plattformen wie Fernarbeit und [Affiliate-Link] VA-finden angemeldet – beides gute Anlaufstellen um als VA gefunden zu werden und erste Kontakte zu knüpfen.

Ein Hinweis, der mir wichtig ist: Plattformen wie Fiverr oder Upwork werden für angehende VAs oft empfohlen. Meine persönliche Meinung dazu: Informiert euch im Vorhinein gut über die Funktionsweise und die dort üblichen Stundenlöhne – und entscheidet dann selbst, ob das zu euren Vorstellungen und eurem Anspruch passt.

Zweitens LinkedIn. Ich fange gerade mit regelmäßigen Beiträgen und Kommentaren an. Der Algorithmus belohnt Konsistenz. Für mich sind die DMs immer noch eine leichte Hürde, aber ich arbeite daran und werde berichten, wie es so läuft 🙂

Ein Tipp, den ich wirklich empfehlen kann: Skool von VA-finden

Wer als VA startet – oder es bereits ist – dem möchte ich eine Community ans Herz legen: die Skool-Gruppe von[Affiliate-Link] VA-finden. Was mich dort überzeugt hat:

• Hohe Erfahrungswerte der Mitglieder
• Ehrliche Tipps und Tricks aus der Praxis
• Schulungen und Vorträge die wirklich weiterhelfen (sowohl kostenlos, als auch kostenpflichtig)
• Eine aktive, unterstützende Community

Gerade am Anfang, wenn man viele Fragen hat und noch nicht weiß wo man anfangen soll, ist so ein Umfeld Gold wert. Schau dir bei Interesse die Skool von VA-finden einfach mal an.

Wie war es von der Dom. Rep. aus remote zu arbeiten?

Ehrlich gesagt: problemlos. Das Internet in unserer Unterkunft war stabil, die Zeitzone zu Europa gut handhabbar, und die Umgebung hat mich nicht vom Arbeiten abgelenkt – im Gegenteil. Es war sogar einfacher als erwartet, weil man nicht durch den Alltag zuhause abgelenkt wird.

Das ist vielleicht der größte Vorteil dieses Lebensstils für den Aufbau eines Business: Man hat weniger Ablenkungen, mehr Fokus, und gleichzeitig die Motivation, die aus einer komplett neuen Umgebung kommt.

Fazit

Die Dominikanische Republik war der Startschuss für meine Selbstständigkeit als Virtual Assistant. Der Aufbau an sich ist ein andauernder Prozess, den ich weiter verfolge. Alles wichtige wie oben bereits genannt, konnte ich in der Dom Rep aufsetzen und mich mit gewissen Themen auseinander setzen. Und manchmal braucht man genau das: einfach anfangen, mit dem was man hat, dort wo man gerade ist.

Ich werde immer wieder Updates geben, wie es läuft, welche Herausforderungen es gegeben hat und was mir geholfen hat.

---